Polisi Cwynion
Er gwaethaf ein hymdrechion fel Cymdeithas, fe all achosion
godi lle bydd unigolion neu grŵp am wneud cwyn am y gwasanaeth
maent wedi ei dderbyn.
Mae gennym bolisi cwynion i ddelio ag achosion o
anfodlonrwydd gyda’r gwasanaeth, ynghyd â swyddogion sydd yn
gofalu bod pob cwyn yn cael ei thrin yn deg ac yn ddiduedd.
Maent hefyd yn ceisio sicrhau bod pob anghydfod yn cael ei
ddatrys mewn dull cyfeillgar a chyflym. Mae croeso i chi fynegi
eich barn am y gwasanaeth a gynigir i chi gan y
Gymdeithas.Gallwn eich sicrhau y bydd eich pryderon yn cael eu
cymryd o ddifrif ac yn cael eu defnyddio fel gwersi at y dyfodol.
Beth ydy cwyn?
Unrhyw ddatganiad o anfodlonrwydd, sut bynnag y’i cyflwynir,
am safon y gwasanaeth a ddarperir, gweithredu neu ddiffyg
gweithredu gan Gymdeithas Tai Eryri, ei staff neu asiantau, sydd
yn effeithio unrhyw unigolyn neu grŵp.
Sut i gwyno
Gellir derbyn cwyn mewn nifer o ffyrdd:
- Ffurflen gwynion
- Ar y ffôn
- Drwy ffacs
- Drwy ymweliad personol
- Mewn llythyr
- Ar safle gan unrhyw aelod o staff
- Person yn cwyno ar ran cwsmer
- Drwy e-bost
- Drwy’r safle we
Derbynnir
cwynion am:
- Methiant y Gymdeithas i weithredu yn unol â’i phrosesau
cyfredol
Anfodlonrwydd cwsmer gyda chanlyniad sefyllfa neu broblem, y
delwyd â hi yn unol â pholisïau a phrosesau’r Gymdeithas.
- Ddiffyg ar ran y Gymdeithas fel darparwr gwasanaeth rydym yn
uniongyrchol gyfrifol amdan
- Methiant aelod unigol o staff i arddangos ymddygiad addas
wrth ddelio â chwsmer.
Beth sy’n
digwydd wedi i chi wneud eich cwyn?
- Bydd y gŵyn yn derbyn sylw’r Rheolwr Gwasanaeth yn y lle
cyntaf ( Cam 1: cwyn anffurfiol). O fewn 2 diwrnod gwaith i
ddyddiad derbyn cwyn swyddogol, byddwch yn derbyn llythyr yn
cadarnhau beth ydi’r gwyn ac yn egluro holl gamau’r broses gwyno.
- fewn 10 diwrnod gwaith i ddyddiad derbyn y gwyn swyddogol,
byddwch yn derbyn llythyr arall yn argymell ffyrdd o ddatrys y
broblem, neu yn egluro penderfyniad y Gymdeithas. Bydd y llythyr
hwn hefyd yn dweud wrthych beth allwch ei wneud nesaf os ydych
yn dal yn anfodlon.
- Os ydych yn apelio yn erbyn penderfyniad y Rheolwr
Gwasanaeth, bydd y gŵyn yn cael ei basio ymlaen i’r Cydlynydd
Gwella Gwasanaeth (Cam 2), fydd yn delio gyda’r gwyn fel cwyn
ffurfiol,
- O fewn 2 ddiwrnod gwaith i chi adael i ni wybod nad ydych yn
fodlon â’r penderfyniad cyntaf, byddwch yn derbyn llythyr atoch
i gadarnhau ein bod wedi derbyn y gwyn a bod mater yn derbyn
sylw
- O fewn 10 diwrnod gwaith i hynny, bydd y Cydlynydd Gwella
Gwasanaeth yn anfon atoch eto yn nodi ei phenderfyniad neu i
drefnu cyfarfod efo chi i drafod y mater ymhellach. Ar yr un
pryd, bydd yn gadael i chi wybod beth yw’r cam nesaf y gallwch
ei gymryd
- Os ydych yn dal yn anfodlon, gallwch ddal ymlaen gyda’ch
cwyn a’i gyfeirio at Banel Apêl. Byddwn yn trefnu bod aelodau
o’r Bwrdd Rheoli a chynrychiolwyr ar ran Tenantiaid yn cyfarfod
i drafod yr achos cyn gynted ag sydd yn bosib.
- O fewn 10 diwrnod gwaith i hynny, byddwn yn anfon llythyr
atoch yn nodi beth yw penderfyniad y Panel Apêl. Beth bynnag
fydd y penderfyniad, byddwn yn nodi yn y llythyr nad yw’r
Gymdeithas am ystyried y mater ymhellach, ond bod modd i chi
gysylltu â’r Ombwdsmon ar gyfer Gwasanaethau Cyhoeddus yng
Nghymru yn 1 Ffordd yr Hen Gae, Pencoed, CF35 5LJ.
Gan ein bod bob amser yn ceisio gwella ein gwasanaeth, bydd y
Cyd lynydd Gwella Gwasanaeth, y staff ac aelodau’r Pwyllgorau yn
monitro’r achosion o gwynion er mwyn i ni allu gweld a oes
gwersi i’w dysgu, ac os oes, ein bod yn defnyddio’r cwynion i
wella’r gwasanaeth a gynigir i chi gan y Gymdeithas.
Am rhagor o wybodaeth ewch i'r gwefan isod-
